Code de protection de la vie privée

Compagnie Home Trust est déterminée à assurer la sécurité et la confidentialité de vos renseignements personnels et elle a élaboré ce code de protection de la vie privée afin de présenter les mesures qu'elle prend pour atteindre ces objectifs. Dans le présent document, nous, notre et nos désignent, collectivement, les sociétés membres du groupe de Compagnie Home Trust, y compris sa société mère, Home Capital Group Inc. Vous, votre et vos désignent un particulier qui nous a présenté une demande ou qui a fourni une garantie à l'égard de tout produit ou service que nous fournissons.

Si certains points vous préoccupent ou n'ont selon vous pas été traités dans le présent document, veuillez communiquer avec l'officier de protection de la vie privée de Compagnie Home Trust à l’adresse indiquée ci-dessous, sous la rubrique Contact.

Nature des renseignements personnels

Les renseignements personnels sont des renseignements qui vous touchent spécifiquement. Nous les utilisons pour vous identifier en tant que client, mais également pour comprendre vos besoins et déterminer ce que nous pouvons faire pour mieux vous servir. Ces renseignements comprennent, notamment, votre nom, votre adresse, votre âge, vos numéros d’identification (tels que votre NAS), votre revenu, vos avoirs, vos dettes, vos sources de fonds et les personnes que vous avez indiquées à titre de référence, ainsi que vous antécédents financiers et professionnels. Les renseignements personnels peuvent également comporter des indications permettant de savoir si un crédit a ou non été octroyé et à qui lesdits renseignements ont été divulgués.

Pourquoi recueillons-nous des renseignements vous concernant?

Nous recueillons et utilisons des renseignements personnels sur vous pour des fins diverses qui, le plus souvent, sont liées aux activités courantes de Compagnie Home Trust et visent à améliorer la façon dont nous vous fournissons des produits et des services. Lorsque vous faites une demande pour obtenir des produits ou des services destinés aux particuliers que nous offrons, ou encore si vous fournissez une garantie à l’égard de tels produits ou services, ou tant que vous êtes un de nos clients, vous acceptez que nous recueillions des renseignements sur vous aux fins suivantes :

  • vous identifier et comprendre vos besoins
  • déterminer si des produits et des services correspondent à vos besoins
  • déterminer votre admissibilité à nos produits et services
  • vous informer au sujet des produits et des services pouvant correspondre à vos besoins
  • assurer la continuité des services
  • nous conformer aux exigences légales et réglementaires

Vous acceptez également que nous utilisions les renseignements sur vous, y compris ceux portant sur la façon dont vous utilisez nos produits et services, dans le but de vous informer au sujet de nos produits et services, ce qui peut notamment consister, là où la loi le permet, à donner des renseignements sur Home Capital Group Inc.

Nous nous assurerons que, lorsque vous faites une demande de produits ou de services, vous sachiez à quelles fins vos renseignements personnels peuvent être utilisés. Certaines de ces fins devraient aller de soi, mais si vous avez besoin d’éclaircissements, il vous suffit de nous contacter. Si une nouvelle utilisation est envisagée pour vos renseignements personnels, nous demanderons votre consentement avant toute pareille utilisation.

En outre, nous ne conserverons pas de renseignements personnels sur vous qui ne sont plus requis aux fins déclarées aux présentes ou pour nous conformer aux exigences légales et réglementaires.

Demande d’une facilité de crédit à titre personnel

Lorsque vous faites une demande de prêt ou de facilité de crédit ou acceptez un tel prêt ou facilité de crédit, ou dans les cas où vous offrez une garantie à l'égard d'un tel prêt ou facilité de crédit et par la suite, pendant la période pour laquelle le prêt ou la facilité de crédit est accordé, nous pouvons obtenir et vérifier des renseignements de crédit et autres vous concernant auprès de tiers, y compris, notamment, des bureaux de crédit, des assureurs hypothécaires, des assureurs de créanciers, des bureaux d’enregistrement et d’autres personnes avec lesquelles vous pourriez avoir des relations financières, de même qu’auprès de toute autre personne dans la mesure permise ou requise par la loi, et donner de tels renseignements à de tels tiers ou en partager avec eux, ou encore utiliser les renseignements fournis par ceux-ci. Vous autorisez également toute personne que nous contactons dans ce but à nous fournir de tels renseignements.

Pendant la durée du prêt ou de la facilité de crédit, vous ne pouvez retirer votre consentement à ce que nous procédions sur une base continue à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de vos renseignements personnels en lien avec un prêt ou un autre arrangement de crédit que vous avez avec nous ou que vous avez garanti. Nous pouvons continuer de divulguer vos renseignements personnels à des bureaux de crédit même après que le prêt ou la facilité de crédit soit arrivé à terme et vous ne pouvez révoquer l’autorisation que vous nous avez donnée à cet égard. Nous procédons ainsi pour que les données du système d’évaluation du crédit restent aussi exactes et complètes que possible et ne risquent pas d'être compromises.

Confidentialité et numéro d’assurance sociale (NAS)

Votre NAS est nécessaire pour les produits qui génèrent des revenus de placement, afin de respecter les exigences de déclaration de l'Agence du revenu du Canada. Le NAS pour les produits de crédit est facultatif. Si vous fournissez votre NAS, nous l'utiliserons également pour séparer les renseignements à votre sujet de ceux d'autres clients portant un nom semblable au vôtre, y compris les renseignements que nous obtenons avec votre consentement par le processus d'approbation de crédit.

Les 10 principes

Dix principes gouvernent notre code de protection de la vie privée.

  1. Responsabilisation
    La responsabilité d’assurer la sécurité et la confidentialité de vos renseignements personnels incombe à chaque membre du personnel de Compagnie Home Trust et de chaque fournisseur travaillant de concert avec elle. Tous les membres du personnel sont tenus de signer une convention de confidentialité qui leur interdit de divulguer ou d’utiliser autrement vos renseignements sans votre consentement. Cette exigence s’applique même après qu’ils aient cessé de travailler pour Compagnie Home Trust. De plus, les membres de notre personnel et nos fournisseurs sont au courant des politiques et des procédures que nous avons mises en place aux fins de la collecte, de l’utilisation et de la conservation de vos renseignements et sont tenus de s’y conformer.
  2. Raisons pour lesquelles nous recueillons des renseignements sur vous
    Nous recueillons des renseignements personnels sur vous afin de vous identifier en tant que client et de vous fournir des produits et des services. Les renseignements que nous détenons sur vous nous aident à cerner vos besoins, à déterminer quels sont les produits et services qui vous conviennent et quels sont ceux qui pourraient vous être offerts et à vous fournir des renseignements sur d’autres produits et services (pouvant être fournis par nous ou par les membres de notre groupe) qui pourraient vous intéresser, ce qui peut se faire par des méthodes de commercialisation directe – communication par téléphone, courrier postal et électronique – ou par d'autres moyens.
  3. Consentement
    Nous ferons des efforts raisonnables pour veiller à ce que les clients comprennent pourquoi ils nous fournissent des renseignements personnels et ce que nous pouvons faire ou ferons avec ces renseignements. Vous pouvez nous donner votre consentement verbalement (par téléphone, notamment), par écrit (en remplissant un formulaire de demande) ou électroniquement (par Internet).

    Nous pouvons recueillir, utiliser et divulguer vos renseignements personnels sans votre consentement dans des cas particuliers, soit pour des motifs juridiques, des raisons de sécurité ou aux fins du traitement.

    Vous pouvez faire supprimer votre nom de nos listes de commercialisation directe et de partage de renseignements si vous ne souhaitez pas être contacté par notre service de commercialisation directe ou si vous ne souhaitez pas que vos renseignements personnels soient partagés avec Home Capital Group Inc.

    Vous pouvez refuser de nous fournir des renseignements personnels – ou retirer votre consentement si vous nous avez déjà fourni des renseignements personnels – sous réserve que votre consentement ne porte pas sur un produit de crédit, à condition, toutefois, que vous nous avisiez dans un délai raisonnable avant le retrait de votre consentement et que vous formuliez votre demande par écrit. Nous exigeons un délai d’au moins 60 jours. Le retrait de votre consentement peut nous rendre moins aptes à vous fournir certains produits.

    Nous pouvons recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels sans que vous en ayez connaissance et y ayez consenti dans un nombre restreint de cas, aux fins suivantes :
    • Déceler et(ou) prévenir des activités criminelles
    • Recouvrer des sommes sur des comptes en souffrance
    • Nous conformer à des exigences réglementaires afin d’effectuer des opérations bancaires courantes dans le cadre de notre organisation, comme le traitement de données ou l’impression de cartes de crédit
  4. Limites à la collecte de renseignements
    Nous recueillons des renseignements personnels sur vous directement auprès de vous aux fins décrites ci‑dessus. Nous pouvons également recueillir des renseignements auprès de sources extérieures telle que des bureaux de crédit, des employeurs et d’autres prêteurs. Nous vous demandons de consentir à la collecte de renseignements auprès de sources extérieures et à la transmission, sur une base continue, de renseignements sur vous à des bureaux de crédit, en vue d’assurer l’intégrité du système d’octroi de crédit et l’exactitude et l’exhaustivité des renseignements détenus par les bureaux de crédit.
  5. Utilisation, divulgation et conservation des renseignements sur vous
    Utilisation, divulgation et conservation des renseignements sur vous
    Comme indiqué plus haut dans le présent document, nous utiliserons et divulguerons vos renseignements personnels uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. La divulgation de ces renseignements consiste à fournir à un tiers des renseignements spécifiques tirés de nos dossiers. Une demande de crédit de votre part auprès de Compagnie Home Trust vaut acceptation des modalités indiquées dans le formulaire de demande et du document de divulgation précisant les fins auxquelles les renseignements sur vous peuvent être utilisés. S’il est question ultérieurement d’utiliser les renseignements sur vous à d’autres fins, nous vous en aviserons et demanderons votre consentement à de telles utilisations.

    Pour des fins d’entretien de compte, nous pouvons fournir vos renseignements personnels, sous forme limitée et seulement si nécessaire, à nos fournisseurs de services sans votre consentement. Ces fournisseurs de services sont tenus de protéger les renseignements d’une manière qui répond aux normes de nos politiques de confidentialité et de sécurité.   Dans certains cas, nos fournisseurs de services peuvent être situés à l’étranger et peuvent communiquer des renseigments à des demandes légales des autorités gouvernementales, des tribunaux, des organismes de réglementation ou des forces publiques de ce pays.

    Nous conserverons vos renseignements personnels pour les fins spécifiées aussi longtemps que nécessaire, même si vous cessez d’être notre client.
  6. Maintien de l’exactitude des renseignements
    Compagnie Home Trust s’efforce de maintenir l’exactitude, l’exhaustivité et la pertinence de vos renseignements personnels. Vous avez la responsabilité de nous aviser de tout changement dans les renseignements sur vous, afin que nous puissions tenir nos dossiers à jour.

    Si vous avez des réserves quant à l’exactitude et à l’exhaustivité de vos renseignements personnels, vous pouvez nous en aviser et nous les modifierons de la manière que jugeons appropriée. Si les renseignements ont été fournis à des tiers avec votre consentement, nous transmettrons à ces tiers, dans la mesure nécessaire, tout renseignement rectifié.

    Vous avez le droit d’accéder aux renseignements détenus par un agent chargé des renseignements personnels qui a préparé des rapports de crédit ou émis des recommandations à l’égard de votre solvabilité et de faire rectifier, lorsque possible, de tels renseignements. Si vous souhaitez accéder à de tels renseignements ou les faire rectifier, vous pouvez communiquer avec l'officier de protection de la vie privée, qui vous indiquera exactement comment procéder.
  7. Protection des renseignements
    Nous assurons la protection de vos renseignements personnels tant sur les plans physique et électronique qu’organisationnel. Pour ce faire, nous traitons avec des fournisseurs clés aux compétences éprouvées. Pour plus de sûreté, nous effectuons périodiquement des vérifications auprès de tous nos fournisseurs clés afin de nous assurer qu’ils se conforment à nos exigences.

    L’accès physique aux installations où les renseignements sont recueillis, conservés ou traités est strictement réservé aux membres du personnel et aux agents autorisés. Il existe de plus des dispositifs de contrôle des systèmes informatiques et des procédures de traitement des données qui sont régulièrement vérifiés afin d’assurer leur conformité aux dispositions du code de protection de la vie privée.

    Nous détruisons, effaçons ou rendons anonymes tous les renseignements personnels qui ne sont plus requis afin de respecter les exigences juridiques ou qui ne servent plus aux usages que nous avons déclarés.
  8. Ouverture
    Nous mettons à la disposition des clients des renseignements au sujet de nos politiques et procédures. Ces renseignements sont mis à disposition d’une manière exprimée en termes simples et faciles à comprendre. Dans toute notre documentation, vous serez en mesure de repérer :

    • Les fonctions et le poste de la personne chez Compagnie Home Trust qui est responsable de répondre à vos demandes au sujet du caractère confidentiel des renseignements vous concernant
    • La marche à suivre pour accéder aux renseignements en notre possession
    • Le type de renseignements que nous détenons et ce que nous faisons avec ceux-ci
    Si vous avez des questions au sujet de nos politiques et procédures, veuillez communiquer avec l’officier de protection de la vie privée de Compagnie Home Trust à l’adresse indiquée à la rubrique Contact ci-dessous.
  9. Votre accès aux renseignements vous concernant
    Si vous nous le demandez, nous vous ferons savoir quels sont les renseignements personnels dont nous disposons à votre sujet, comment nous nous en servons, auprès de qui ils ont été recueillis et à qui ils ont été divulgués. Vous y avez droit. Nous vous fournirons ces renseignements personnels en temps opportun et moyennant des frais raisonnables. Si vous le demandez, nous vous permettrons aussi d’accéder à vos propres renseignements personnels, sauf dans certaines situations. Nous vous expliquerons la raison pour laquelle votre accès est restreint au moment où vous présenterez votre demande.

    Nous ne vous fournirons pas les renseignements qui :

    • Comportent des références à d’autres personnes
    • Sont assujettis au privilège des communications entre client et avocat ou au privilège relatif à un litige
    • Contiennent nos propres « renseignements exclusifs ». Par exemple, il se peut que nous nous servions d’une formule de notation, que nous évaluions le profil de risque ou que nous fassions une recommandation en matière de recouvrement, soit toutes des démarches confidentielles.
    • Ne peuvent être divulgués pour des motifs juridiques
    • Servent à déceler et à prévenir les activités criminelles et les affaires conclues avec les fruits de la criminalité
    Nous ne noterons pas dans votre dossier individuel le moment où des renseignements personnels ont été divulgués à des tiers dans le cadre des opérations courantes, notamment :

    • Déclarations à l’Agence du revenu du Canada (formulaires T5 et autres)
    • Mises à jour périodiques des renseignements sur le crédit auprès des bureaux de crédit
    • Signalement à des tiers lorsque des chèques sans provision sont retournés
    Si nous refusons votre demande d’accès aux renseignements personnels, nous vous expliquerons pourquoi. Vous pourrez alors contester notre décision. Voir le principe n° 10.

    Vous pouvez faire rectifier les renseignements inexacts, incomplets ou équivoques que contient votre dossier. Vous pouvez également faire supprimer les renseignements qui ne sont pas à jour ou ceux qui ne sont pas pertinents dans le contexte du dossier, ou encore porter au dossier vos propres commentaires. Si vous souhaitez rectifier certains renseignements, vous pouvez présenter une demande écrite à notre officier de protection de la vie privée.

    Vous pouvez aussi contester le caractère raisonnable des frais imputés pour fournir les renseignements personnels.
  10. Traitement de vos questions et préoccupations
    Compagnie Home Trust s’est dotée de politiques et de procédures lui permettant de prendre connaissance des plaintes et des questions des clients, puis de mener les enquêtes qui s’imposent et d’y donner suite. Elle assurera un suivi aussi rapide et exhaustif que possible. Vous êtes prié de faire parvenir toutes vos demandes à l’officier de protection de la vie privée de Compagnie Home Trust à l’adresse indiquée à la rubrique Contact ci-dessous.

Contact

Compagnie Home Trust accorde la plus haute importance à la protection et à la confidentialité de vos renseignements personnels. Nous espérons que vous trouverez dans le présent code de protection de la vie privée tous les renseignements dont vous avez besoin. Si vous avez des préoccupations au sujet du présent code de protection de la vie privée ou si vous avez des questions à nous poser, vous pouvez les porter à notre attention en communiquant avec la personne suivante :

Officier de protection de la vie privée
Service de la conformité
145 rue King Ouest, Unité 2300
Toronto (Ontario) M5H 1J8
Courriel: ombudsman@hometrust.ca
Téléphone: 1 (877) 903-2133

Si Compagnie Home Trust ne parvenait pas à répondre à vos questions ou à vos préoccupations à l’égard du présent code de protection de la vie privée, vous pouvez poursuivre votre démarche a l’aide des procédures pour la formulation d’une plainte par le client (également disponibles en succursale).

Procédures pour la formulation d’une plainte par le client

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La Compagnie Home Trust, société de fiducie soumise à la réglementation fédérale, est une filiale en propriété exclusive de Home Capital Group Inc., société ouverte dont le titre est négocié à la Bourse de Toronto sous le symbole HCG.